DPRP TAB F INFO F1 Informativa Segnalante whistleblowing 15.12.2023
Informativa Segnalante WHISTLEBLOWING
Informativa sulla protezione dei dati personali ex. Artt. 13 e ss. Reg.UE 679/2016 – GDPR
Nel rispetto di quanto previsto dal Reg.UE 679/2016- GDPR Le forniamo le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti. La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 e del D. Lgs.196/2003 c.m. dal D.lgs. 101/2018
Titolare del trattamento
Il Titolare del Trattamento dei suoi dati personali è A.D. MOTOR S.P.A. - Via Pietro Soriano, 1 - 06132 Perugia P.IVA: 02393380544 e-mail: privacy@admotor.conc-bmw.com PEC: admotor@registerpec.it
Responsabile della Protezione dei dati
ll Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei dati personali (Data Protection Officer – DPO/RPD) che può essere contattato per ogni informazione e richiesta via e-mail: dpo@admotor.conc-bmw.com
Finalità del trattamento:
I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con il medesimo, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
Tipologia di dati trattati
La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, rapporto lavorativo, ecc.) nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a questa allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale).
Basi Giuridiche del trattamento
Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare del D. Lgs.24/2003:
•
Il trattamento per la finalità indicata si fonda sull’obbligo di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento (art.6 1. Lett.c) Reg.UE 679/2016;
Si precisa che, in ragione di quanto disposto D.lgs. 24/2023, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.
Categorie di destinatari dei dati personali
Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria e l’ANAC.
I dati personali raccolti sono altresì trattati:
•
dal personale del Titolare del Trattamento che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo;
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dal gestore delle segnalazioni whistleblowing in qualità di soggetto designato;
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dal fornitore del servizio di erogazione e gestione operativa della piattaforma tecnologica di digital whistleblowing in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.
I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione.
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Alla segnalazione e all’identità del segnalante non è possibile accedere. Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito di procedimenti dinanzi all’Autorità Giudiziaria, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria.
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell'art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui la riservatezza non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l'identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della Disciplina Privacy.
Pertanto, l'identità del segnalante può essere rivelata solo nei casi in cui:
a) la contestazione dell’addebito sia fondata in tutto o in parte sulla segnalazione, la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e la persona segnalante abbia prestato il consenso espresso alla rivelazione della propria identità. Solo in questo caso la segnalazione potrà essere utilizzata
Modalità del trattamento:
I dati personali saranno trattati anche con modalità manuali e con l’ausilio di strumenti elettronici per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Il Titolare attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; Il Titolare impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo, nel pieno rispetto dell’art. 32 del GDPR.
Periodo di conservazione dei dati:
i periodi di conservazione sono di seguito indicati:
• le segnalazioni che sono state valutate non rilevanti e archiviate sulla base di quanto previsto dalla procedura aziendale adottata dal Titolare verranno cancellate decorsi 120 giorni dal completamento delle verifiche dei fatti esposti nella denuncia;
• tutte le altre segnalazioni ricevute tramite i canali di segnalazione ammessi, gli eventuali documenti allegati alla segnalazione o ricevuti nel corso della fase di indagine sono conservati per il periodo prescrizionale di 5 anni, a far data dalla data di chiusura della segnalazione.
Inoltre, trascorsi i periodi di conservazione sopra indicati, le segnalazioni potranno essere conservate solo in forma anonimizzata per soli fini statistici.
Diritti degli interessati
A sensi degli artt. da 15 e seguenti del GDPR, ferme eventuali limitazioni derivanti da disposizioni cogenti, Le sono riconosciuti alcuni diritti significativi nei confronti del Titolare, ossia:
Diritto di accesso – il diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo informazioni inerenti a:
(i)
le finalità del trattamento;
(ii)
le categorie dei dati personali trattati;
(iii)
i destinatari o le categorie degli stessi ai quali i dati possono essere comunicati, in particolare se collocati in paesi extra-UE, ed i mezzi per esercitare i suoi diritti verso tali soggetti;
(iv)
quando possibile il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo;
(v)
l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l’integrazione dei dati personali nonché l'origine dei dati raccolti presso terzi.
Diritto di rettifica – diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
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Diritto di cancellazione – diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali ove sussista uno dei motivi elencati nell'articolo 17, par. 1 del GDPR – come nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati – salvo che il trattamento sia necessario in base alle previsioni di cui al paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui (a) l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui sia soggetto il Titolare, o (b) l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui sia investito il Titolare, o (c) l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
Diritto di limitazione – diritto di ottenere la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all'articolo 18, par. 1 del GDPR: se il trattamento è limitato, i dati personali verranno trattati - salvo che per la conservazione - soltanto con il consenso dell’interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro.
Si sottolinea come l'esercizio dei già menzionati diritti da parte dell'interessato potrà avvenire attraverso il canale di comunicazione integrato nella piattaforma di segnalazione, oppure con le stesse modalità previste per le segnalazioni tramite Raccomandata A/R
Qualora ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al d.lgs. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento. Ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it